Kuukauden vinkki: Tietojen poistaminen tiketiltä

21.12.2022 | Aiheet: Zendesk
Nykyisessä tiedontäyteisessä ja korostuneen tietoturvan ajassa yritysten on hyvä tarkastella kriittisesti tietoja, joita heille asiakkaista kertyy käytössään oleviin asiakaspalvelu- ja muihin järjestelmiin. Toisinaan asiakkaat saattavat itse toimittaa yhteydenottojensa mukana sellaista sensitiivistä tietoa, mitä ei haluta tietoturvasyistä turhaan säilyttää tiketillä, mutta muutoin tiketti ja sen tiedot halutaan pitää tallessa ja jatkaa asian käsittelyä normaalisti.
Sellaista sensitiivistä tietoa voi olla esimerkiksi:
- Henkilötunnus
- Luottokorttitiedot
- Liitteet, joissa on mukana yhteydenoton käsittelyn kannalta epäolennaista henkilötietoa
Aiemmin sensitiivisen tiedon poistamista varten Zendeskiin on pitänyt asentaa Ticket Redaction -sovellus Zendeskin sovelluskaupasta, mutta uutta Tukihenkilön työtila -käyttöliittymää käyttävillä tileillä on nyt käytössään sisäänrakennettu toiminnallisuus suoraan tiketillä, jolloin erillistä sovellusta ei enää tarvita.
Kenellä toiminto on käytettävissä?
Toiminto on käytettävissä kaikissa Zendesk-tileissä, joissa on käytössä Tukihenkilön työtila -käyttöliittymä (englanniksi Agent Workspace).
- Vanhaan käyttöliittymään sisäänrakennettua toimintoa ei saa, mutta Ticket Redaction -sovellus on yhä vaihtoehtoinen tapa poistaa tukihenkilön manuaalisella valinnalla tiketiltä tietoja, kuten osia tekstistä tai liitteitä.
- Asiakkaamme ovat aika ajoin raportoineet sovelluksen toiminnassa pieniä häiriöitä ja tiedossa on, että Zendesk on lopettanut vanhan käyttöliittymän kehittämisen, mikä voi myös jatkossa heijastella sovelluksen toimintaan.
- Sovelluksella tiedot on poistettava kommentin sisältä yksitellen, kun taas sisäänrakennettu toiminto mahdollistaa kaikkien poistettavien tietojen ja liitteiden merkitsemisen ja poistamisen yhdellä kertaa, mikä nopeuttaa työskentelyä, jos poistettavaa tietoa on enemmän.
Lisäksi, jotta Tukihenkilö-roolissa oleva käyttäjä voi poistaa tiketiltä tietoa, tulee tukihenkilöllä olla oikeus poistaa tikettejä.
- Asetus löytyy Hallinnointikeskuksessa Työtilat > Tukihenkilön käyttöliittymä -osion alta, paitsi Support Enterprise- ja Suite Enterprise-tileillä, joilla on mahdollista luoda ja mukauttaa joustavasti omia rooleja.
- Enterprise-tilien tapauksessa asetus löytyy Hallinnointikeskus > Henkilöt > Tiimi > Roolit -osiosta

Miten poistan tiketiltä sensitiivistä tietoa?
Tietojen poistaminen tiketiltä hoituu sisäänrakennetun toiminnon avulla varsin helposti. Katso alta video toiminnon käyttöön liittyen tai tutustu Zendeskin omaan artikkeliin ja ohjeeseen aiheesta täällä.
Huomioitavaa tietojen poistamiseen liittyen
- Poistettavia tietoja merkitessä kannattaa olla erityisen huolellinen, sillä tiedot poistuvat järjestelmästä pysyvästi, eikä poistoa voi perua
- Tiedot poistuvat Zendeskissä myös alkuperäiseltä sähköpostilta (kuvakaappaus alla)

Miksi siirtyä Tukihenkilön työtila -käyttöliittymään?
Suosittelemme lämpimästi kaikkia asiakkaitamme harkitsemaan Tukihenkilön työtila -käyttöliittymään siirtymistä, sillä vanhaa käyttöliittymää ei enää kehitetä ja suurin osa uusista toiminnoista julkaistaankin vain uuteen käyttöliittymään.
- Tutustu Tukihenkilön työtila -käyttöliittymään tarkemmin täällä.
Tarvitsetko tukea Zendeskin kanssa?
Asiantuntijamme ovat tukenasi kaikissa Zendesk-asiakaspalvelujärjestelmään liittyvissä kysymyksissä ja auttavat tarvittaessa uusiin toimintoihin tutustumisessa, sekä parhaiden työskentelyänne tukevien työnkulkujen rakentamisessa. Voit tutustua asiantuntijoihimme täällä.
Ole yhteydessä osoitteeseen asiakaspalvelu@sovellin.com, niin käydään tarpeenne läpi ja asiantuntijamme tekevät teille sen perusteella työmääräarvion toteutuksesta.
Palaa artikkelien sivulleArtikkelivalintasi perusteella sinua voisivat kiinnostaa myös nämä:

Keskitä asiakaspalvelun resurssit olennaisiin asiakasryhmiin
Asiakaspalvelun oletetaan tätä nykyä olevan mahdollisimman saavutettavaa ja yritysten palvelevan siellä, missä heidän asiakkaansakin ovat. Samaan aikaan yhä useammat yritykset tasapainottelevat nousevien kustannusten, toiminnan tehostamisen ja asiakaspalvelun laadun varmistamisen välillä....
Lue koko kirjoitus
3.10.2022| Aiheet: Uutiset
Soveltimen sertifioitujen asiantuntijoiden joukko kasvoi
Iloisia uutisia Zendesk-konsulttitiimiltämme! Ratkaisukonsultillamme Sini Juntusella on jo parin vuoden kattava kokemus Zendesk-konsultaatioista ja asiakkaidemme tukemisesta monipuolisesti erilaisissa käyttöönotoissa. Nyt hän on lisäksi liittynyt virallisesti sertifioitujen...
Lue koko kirjoitus
26.9.2022| Aiheet: Uutiset, Zendesk
Asiakaspalvelun trendit vuonna 2023
Asiakaspalvelun trendit ja keskeiset teemat vuodelle 2023 ovat suurelta osin tuttuja jo viime vuosilta: monikanavaisuus, saumattomuus, proaktiivisuus, läpinäkyvyys ja ennen kaikkea tekoälyn entistä suurempi hyödyntäminen. Dramaattisia muutoksia ei siis ole odotettavissa, mutta tiedon ja...
Lue koko kirjoitus
Kuukauden vinkki: Oman Explore-raportin teko
Explore on Zendesk-asiakaspalvelujärjestelmän oma sisäänrakennettu raportointityökalu, joka kerää kaiken Zendeskiinne kertyvän tiedon paitsi monipuolisiin valmismittaristoihin, myös hyödynnettäväksi omilla raporteillasi, joita voit luoda rajoituksetta tarpeidesi mukaan keskeisten...
Lue koko kirjoitus
Soveltimesta Tymeshift -partneri
Iloisia uutisia Zendesk-asiakkaillemme: olemme aloittaneet yhteistyön työvoimahallinnan edelläkävijän Tymeshiftin kanssa. Tymeshift tarjoaa täysin Zendeskiin integroituvia työkaluja työvoiman hallintaan, ajankäytön suunnitteluun ja raportointiin suoraan Zendeskissä. Tymeshift on...
Lue koko kirjoitus
Kuukauden vinkki: Instagram Direct -integraatio
Instagramista on viime vuosina tullut monelle organisaatiolle yhä keskeisempi kanava paitsi ajankohtaiseen tiedottamiseen, mutta myös asiakkaiden kanssa kommunikoimiseen. Kuten muidenkin sosiaalisen median kanavien, myös Instagramin kautta tulevat asiakkaiden yhteydenotot on järkevää ohjata...
Lue koko kirjoitus
Tilaa hyödylliset vinkkimme suoraan sähköpostiin
Älä huoli, sillä mekään emme pidä roskapostista. Viestimme sinulle vain, kun meillä on olennaista kerrottavaa.
