Ongelmia sähköpostin edelleenlähetyksessä Office 365/Exchangesta Zendeskiin

Meeri Saksman

Päivitetty 22.01.2021

Microsoft on kiristänyt tietoturvapolitiikkaansa niin, että automaattinen sähköpostin edelleenlähetys Zendeskiin (external forwarding) on otettu oletuksena pois käytöstä, mikä voi aiheuttaa muutoksia sähköpostien toiminnassa Zendeskissä. Tämä saattaa ilmetä siinä, että Office 365/Exchange ei pysty välittämään sähköposteja edelleen Zendeskiin, vaan ilmoittaa sen sijaan, että viestiä ei voida toimittaa.

Mikäli havaitsette kyseisiä ongelmia, on asia mahdollista korjata menemällä Office 365 järjestelmässä Admin Security Centeriin, ja luomalla siellä uuden käytännön roskapostin torjunnan asetuksiin. Teidän tulee siis määrittää erikseen jokainen sähköpostiosoite, johon edelleenlähetys halutaan sallia.

Polku ratkaisun totetutukseen: Admin Security Center > Uhkien hallinta > Käytäntö > Roskapostien torjunnan asetukset. 

• Zendeskin artikkeli aiheesta: Change to Microsoft email forwarding causing Support email addresses to be disabled 
• E-Smartsolutionin lyhyt blogiteksti päivityksen vaikutuksista: MC221113: Office 365 atp external email forwarding controls and policy change 
• Microsoftin oma ohjeistus edelleenlähetyksen hallinnointiin: Control automatic external email forwarding in Microsoft 365 

Tiketeiltä on jäänyt puuttumaan päivityksiä – mitä nyt? 

Jos edelleenlähetyksen katkeamisen vuoksi asiakkaiden viestejä on jäänyt saapumatta Zendeskiin, mutta teillä tallennetaan kopiot viesteistä palveluosoitteen inboxiin edelleenlähetyksen yhteydessä, löytyvät viestit edelleen sieltä. Voitte siis edelleenlähettää viestit manuaalisesti Zendeskiin (esim. support@omatoimialue.zendesk.com osoitteeseen) siitä alkaen, kun virheviestejä on alkanut tulla tai kun päivityksiä tiketeille ei enää ole tullut Zendeskiin, niin saatte päivitykset tiketeille oikein.   

Suosittelemme samalla tarkastelemaan viestihistoriaa taaksepäin ainakin viikon päähän ja tarkistamaan lisäksi Zendeskin päässä, että manuaalisesti edelleenlähettämänne viesti tulee aina kyseiselle tiketille päivityksenä. 

Emme tallenna kopioita inboxiin, mitä teemme? 

Mikäli ette tallenna kopioita sähköposteista palveluosoitteen inboxiin Exchangessa, kannattaa edelleenlähetyksen korjaamisen jälkeen ensimmäiseksi selvittää, milloin virheviestejä edelleenlähetyksen katkeamisesta on alkanut tulla ja viestiä tilanteesta tuon ajankohdan jälkeen päivittämättömille tiketeille esimerkiksi massamuokkaamalla ja käyttämällä makroa tai luomalla automaation. 

Tarvittaessa voitte olla yhteydessä Soveltimeen, jonka lisäksi Zendeskin Help Center tarjoaa aina lisäapua: https://support.zendesk.com/hc/en-us