Zendesk-kokeilutilin tehokas hyödyntäminen

Miten hyödyntää Zendesk-kokeilujakso tehokkaasti?

Meeri Saksman

Päivitetty 18.04.2025

Zendesk tarjoaa maksuttoman 14 päivän kokeilujakson, jonka aikana voit testata sen monipuolisia toimintoja ennen varsinaista ostopäätöstä ja sopivan lisenssitason valintaa. Kokeilujakso onkin erinomainen tilaisuus selvittää käytännössä miten Zendesk vastaa yrityksesi tarpeita. Saadaksesi kokeilusta täyden hyödyn irti, kannattaa kokeiluun kuitenkin valmistautua suunnitelmallisesti etukäteen.

Kokosimme alle muutamia keskeisiä vinkkejä ja linkkejä kokeilujaksoon valmistautumiseen!

1. Aseta selkeät tavoitteet kokeilujaksolle

Ennen kuin aloitat maksuttoman kokeilujaksosi, mieti jo valmiiksi:

Mitä ongelmia haluat Zendeskillä ratkaista?
Millaisia prosesseja haluat tehostaa?
Millä mittareilla arvioit, toimiko kokeilu?
- Esimerkiksi: nopeutuuko vastausaika, väheneekö manuaalinen työ, onko käyttöliittymä intuitiivinen tiimille?

Listattuasi yllä olevat asiat tiedät mitä tavoittelet ja olet valmis aloittamaan kokeilujakson. Kokeilutiliä varten ei tarvitse lisätä luottokorttia palveluun, vaan kokeilu katkeaa automaattisesti maksuttoman 14 päivän jakson jälkeen.

Vinkki! Voit halutessasi pyytää asiantuntijoitamme avaamaan kokeilutilin puolestasi, jolloin teemme sinne valmiiksi testausta helpottavat yleiset asetukset ja työnkulut, ja ohjeistamme testauksessa.

Avaa kokeilutili

2. Kokoa sisäinen testitiimi

Ota mukaan ainakin järjestelmän tulevia käyttäjiä eli asiakaspalvelijoita, mutta myös esimiehiä ja lisäksi mahdollisesti IT-tukea. Näin saat palautetta eri näkökulmista ja voit paremmin arvioida, kuinka hyvin Zendesk skaalautuu eri rooleille ja saat arvokasta tietoa siitä, millaisia toiveita heillä mahdollisesti on järjestelmälle.

Ota huomioon, että kokeilutilillä käyttäjien määrä on rajattu viiteen tukihenkilöön – voit kuitenkin helposti siirtää tukihenkilöpaikkoja käyttäjältä toiselle kokeilun aikana!

3. Simuloi oikeaa käyttöä

Käy läpi yrityksesi yleisimpiä asiakaspalvelutilanteita eri kanavissa – sähköposti, chat, puhelin, yhteydenottolomakkeet, itsepalveluportaali ja sosiaalinen media. Luo testitikettejä ja kokeile miten työjonot, automaatio ja raportointi toimivat käytännössä.

Vinkki! Kirjaa käyttäjien palautteita ja mahdollisia parannusehdotuksia / muutostarpeita ylös koko kokeilun ajan ja käy ne kokeilun lopuksi läpi Zendesk-asiantuntijan kanssa!

Zendesk on todella joustava ja monipuolinen järjestelmä, jossa ratkaisuja voidaan konfiguroida hyvin monella tapaa – toiset tavat saattavat olla pitkän päälle parempia ja kestävämpiä kuin toiset! Asiantuntijamme osaavat kertoa käyttäjien kohtaamiin ongelmiin parhaiten yrityksenne käyttötapaukseen ja toiveisiin sopivat ratkaisut. Voit tutustua meihin tarkemmin täällä.

4. Tutustu automaation ja analytiikan mahdollisuuksiin

Tutustu Zendeskin tarjoamiin automaatiotyökaluihin, kuten automatisointeihin, laukaisimiin ja makroihin – ne voivat vähentää manuaalista työtä merkittävästi ja vapauttaa tiimin aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Samalla kannattaa sukeltaa raportointinäkymiin ja analytiikkaan: näet reaaliaikaisesti, miten asiakaspalvelu toimii, missä pullonkauloja syntyy ja miten prosesseja voisi kehittää. Huomaat, että Zendesk on paitsi työkalu asiakaspalveluun, myös erinomainen väline johdolle ja toiminnan kehittämiseen.

Vinkki! Kokeile kokeilujakson lopulla myös omien raporttien tekoa, mikäli yritykselläsi on erityiset KPI:t joita haluaisitte tarkastella. Raportteja ei kannata tehdä kokeilun alussa, sillä järjestelmässä ei silloin ole vielä dataa jota raporteilla näyttää! Raporttien rakentaminen ja muokkaaminen Analytics-tuotteella on huomattavasti mielekkäämpää, kun pääsee heti näkemään datan asettumisen raporteille.

5. Testaa eri lisenssitasojen ominaisuuksia

Kokeilujakson aikana voit testata ominaisuuksia, jotka kuuluvat korkeampiin lisenssitasoihin. Näin on helpompi päättää, mikä taso sopii juuri teidän asiakaspalvelun tarpeisiin.

Usein lisenssitasoa määrittäviä keskeisiä toiminnallisuuksia ovat esim.

Kielituki – palveletko asiakkaita usealla kielellä?
- Mahdollistaa sisältöjen, kuten automaattiviestien ja allekirjoitusten jne. tuottamisen usealla kielellä ja toimittamisen automaattisesti oikealla kielellä
Brändit – hoitaako tiimisi keskitetysti usean brändin asiakaspalvelua?
- Mahdollistaa brändikohtaisten sisältöjen (kuten automaattiviestien, allekirjoitusten) ja sääntöjen (työnkulut, priorisointi, aikataulut) luomisen
Vasteajat – annatteko asiakkaille palvelulupauksen tai onko asiakaspalvelulle asetettu seurattavat vasteajat?
- SLA:n avulla luot erilaisia vasteaikatavoitteita ja automatisoit toimintaa niiden perusteella (lähetät esim. vasteajan rikkouduttua viestiä käsittelijälle tai eskaloit kriittiset tapaukset automaattisesti)
Sivukeskustelut – vaatiiko yhteydenottojen käsittely sidosryhmäviestintää?
- Mahdollistaa sidosryhmäviestinnän (esim. toimituksen tilan tiedustelu logistiikkakumppanilta) suoraan asiakkaan tiketillä, ilman että asiakas sitä näkee
IVR-äänitaajuusvalikot puheluihin – palveletteko kaikkia asiakkaita yhdessä numerossa?
- IVR-valikoiden avulla voit ohjata asiakasta tekemään valintoja puhelun alussa ja reitittää puhelun niiden perusteella oikealle tiimille tai ohjeistaa asiakasta jatkotoimiin ääniviestillä.
Raportointi ja analytiikka – kaipaatko mukautettavaa raportointia?
- Edistyneemmän analytiikan avulla rakennat juuri yrityksesi tarpeisiisi sopivat raportointikokonaisuudet ja tarvittaessa omaa laskentaa.

6. Hyödynnä tukimateriaaleja ja asiantuntijoita

Zendesk tarjoaa sivustollaan runsaasti ohjeita, tutoriaaleja ja verkkokursseja. Lisäksi voit hyödyntää Zendesk-kumppaneiden (kuten meidän) apua testauksen suunnittelussa ja arvioinnissa.

Sovellin apunasi

Asiantuntijamme voivat avata kokeilujakson puolestasi ja tehdä sinne valmiiksi testausta helpottavat yleiset asetukset ja työnkulut. Lisäksi ohjeistamme testauksessa, sekä vastaamme mahdollisiin kysymyksiin ja kerromme mahdollisista vaihtoehdoista ja parannuksista konfiguraatioon testitiimisi palautteiden pohjalta.

Kauttamme saat paitsi lisenssit samaan hintaan kuin suoraan Zendeskiltä, myös kaikki järjestelmän käyttöönottoon ja käyttöön tarvitsemasi palvelut suomeksi ja englanniksi. Tutustu meihin ja tarjoamiimme palveluihin täällä.

7. Tee yhteenveto ja päätös

Kokeilun lopussa kokoa tiimin palautteet ja arvioi:

Mikä toimi hyvin?
Mikä jäi epäselväksi?
Vastasiko Zendesk yrityksesi tarpeisiin ja odotuksiin?

Näiden pohjalta voit tehdä perustellun päätöksen siitä, onko Zendesk yrityksellesi sopiva järjestelmä. Mikäli päädyt Zendeskiin, kannattaakin seuraavaksi arvioida mikä olisi yrityksellesi paras tapa ottaa järjestelmä käyttöön – itsenäisesti vai kenties kumppanin tuella.

Vinkki! Jos päädyt Zendeskiin, voit halutessasi hyödyntää varsinaiseen käyttöönottoon jo testausta varten valmisteltua kokeilutiliä, jolloin konfiguraatiota ei tarvitse aloittaa jälleen alusta.

Tarvitsetko apua kokeilun suunnitteluun tai läpivientiin?

Autamme mielellämme! Olemme tukenasi kaikissa Zendeskin käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Ole rohkeasti yhteydessä osoitteeseen asiakaspalvelu@sovellin.com, missä konsulttitiimimme päivystää valmiina vastaamaan ja auttamaan. Voit tutustua asiantuntijoihimme täällä.