Tietosuojakäytännöt ajantasalle kattavien laajennusten avulla

Meeri Saksman

Päivitetty 27.06.2024

Koska tietosuoja ja GDPR ovat erittäin tärkeässä asemassa tämän päivän liiketoiminnassa, lisää tämä tietynlaisia velvollisuuksia ja jopa haasteita modernille asiakaspalvelulle. Ehkäpä haluatte pystyä tarvittaessa lähettämään asiakkaillenne kaiken heihin liittyvän viestinnän sekä asiakastiedot, tai poistaa tai anonymisoida näitä tietoja kuitenkin säilyttämällä niiden raportoitavuuden. Lisähaastetta saattaa tuoda se, että teillä on asiakastietoa mahdollisesti useissa eri järjestelmissä.

Nämä tarpeet ja haasteet mielessä kirjoitimme tämän artikkelin, sillä Zendesk tarjoaa asiakaspalvelujärjestelmän, jossa kaikki asiakastieto kootaan yhteen paikkaan, ja tämä osaltaan myös helpottaa tietojen anonymisointia sekä poistamista. Asia on toki hallittavissa Zendeskin oletustoiminnallisuudella, johon liittyen voit lukea Zendeskin ohjeet täältä. Jos kuitenkin haluat tehdä tämän prosessin helpommaksi, tutustu tässä artikkelissa laajennuksiin, jotka voivat auttaa sinua.

GDPR Search & Destroy

Sparklyn luoman sovelluksen avulla voit poistaa asiakastietoja joko yksittäisellä haulla tai automatisoidusti, poistaen joko käyttäjiä tai tikettejä. Sovelluksesta näet kaikki aiemmin tehdyt poistot sekä niiden tekijät. Toimittajan mukaan sovellus kykenee poistamaan hyvinkin suuria määriä tietoa kerralla, mutta valitettavasti sovellus ei tarjoa anonymisointi-mahdollisuutta.

Olemme testanneet sovelluksen toimivuutta, ja todenneet sen tehokkaaksi. Painotamme kuitenkin, että sovellusta käyttäessä tulee olla huolellinen, jotta poistaa oikeita tietoja oikeassa järjestyksessä. Kaiken kaikkiaan voimme suositella tätä sovellusta yrityksille, joilla ei ole anonymisointitarvetta.

Sovelluksen voit ostaa Soveltimen kautta laskulla, tai luottokortilla suoraan Zendeskin Sovelluskaupasta. Hinta: 49 USD/kk/Zendesk-tili.

GDPR Compliance

Relokian kehittämä sovellus mahdollistaa asiakkaiden tietopyyntöihin vastaamisen hakemalla tiedot Zendeskistä tulostettavaan ja asiakkaalle toimitettavaan CSV-muotoon. Sovelluksen avulla voi myös poistaa asiakastietoja Zendeskistä pysyvästi yksittäin tai suuremmissa erissä. Sovellus myös lupaa mahdollistaa asiakkaan tietojen anonymisoinnin asiakkaan toivomilta osin.

Testasimme anonymisointia ja totesimme että prosessi ei ulotu alkuperäisiin sähköposteihin, viestisisältöihin eikä sivukeskusteluihin. Suosittelemme sovellusta ainoastaan tietojen tulostusta sekä poistamista varten.

Sovelluksen voit ostaa Soveltimen kautta laskulla, tai luottokortilla suoraan Zendeskin Sovelluskaupasta. Hinta: 50 USD/kk/Zendesk-tili.

GDPR Redaction App

Thought Exhaust -yrityksen toteuttama sovellus anonymisoi asiakastietoa poistamalla olennaiset tiedot, mutta säilyttäen edelleen tiketit, huomioiden näin raportoitavuutenne. Sovelluksen avulla voit myös anonymisoida yksittäisen henkilön tai tietyn organisaation kaikkien henkilöiden tiedot kerralla.

Tätä sovellusta emme ole saaneet vielä testattavaksemme, joten emme uskalla antaa sen osalta suositusta, mutta ominaisuuksiensa puolesta se vaikuttaa kuitenkin kiinnostavalta.

Sovellusta ei voi toistaiseksi ostaa Soveltimen kautta, vaan ainoastaan luottokortilla suoraan Zendeskin Sovelluskaupasta. Hinta: 49 USD/kk/Zendesk-tili.

DataGrail

DataGrailin tarjoama ratkaisu edellyttää laajemman Zendeskiin integroidun palvelun käyttöönottoa, jonka hinnoittelusta ei löydy suoraan tietoa. Toimittaja lupaa, että palvelun avulla voit poistaa asiakastietoja tehokkaasti ja nopeasti. Tämän lisäksi se mahdollistaa tietojen poiston samanaikaisesti muista järjestelmistä, joita käytät Zendeskin ohella.

Tätä palvelua emme ole testanneet emmekä uskalla antaa sen osalta suositusta.

Palvelua ei voi ostaa Soveltimen kautta ja sen kustannus tulee selvittää itse suoraan toimittajalta.

Muut liittyvät sovellukset

GDPR Personal Data Extraction

Volvoxin sovelluksen avulla kokoat kaiken asiakkaaseen liittyvän datan, kuten asiakastiedot, koko tikettihistorian, ja tiketeiltä pelkät julkiset kommentit tai sekä sisäiset että julkiset kommentit, yhdellä klikkauksella helposti toimitettavaan sekä tulostettavaan muotoon. Sovellus on ilmainen.

Sovellukset, joita emme suosittele käytettäväksi

Bulk Tickets

JVB tarjoaa tämän ilmaisen sovelluksen, jonka avulla voit poistaa (tai palauttaa) tietoja suurissa erissä, joko tiketin statuksen, organisaation, käyttäjän tai luontipäivämäärän perusteella. Kyseessä ei siis ole niinkään GDPR-sovellus, vaan tietojen poistoa varten luotu palvelu. Perustoimintona on näkymien laajennus, jota voi käyttää poistamaan tikettejä yksittäisestä näkymästä tai tekemällä haun organisaatiosta tai käyttäjästä. Emme suosittele tämän sovelluksen käyttöä. Laajennettua hakua voi käyttää aikaan perustuviin poistamisiin, mutta lopulta sovellus testatessamme kuitenkin poisti huomattavia määriä sellaisiakin tikettejä, joita sen ei olisi pitänyt haun perusteella poistaa.

Haluatko kuulla lisää näistä sovelluksista?

Tarkemmissa sovelluskohtaisissa kysymyksissä voit laittaa meille viestiä, ja autamme mielellämme!