Tietojen poistaminen Zendeskissä tiketiltä

Tietojen poistaminen tiketiltä (Tukihenkilön työtila -käyttöliittymässä)

Meeri Saksman

Meeri Saksman

Päivitetty

Nykyisessä tietoturvaa ja tietosuojalainsäädäntöä korostavassa toimintaympäristössä yritysten on tärkeää arvioida, mitä asiakastietoja todella tarvitaan asiakaspalveluprosessin aikana. Zendesk‑tiketeille päätyy toisinaan sensitiivistä tietoa, jotka on tietoturvasyistä poistettava, vaikka itse tiketti ja sen muut tiedot halutaan säilyttää, ja jatkaa asian käsittelyä normaalisti.

Sensitiivistä tietoa voi olla esimerkiksi:

  • Henkilötunnus
  • Makskorttitiedot
  • Liitteet, joissa on mukana yhteydenoton käsittelyn kannalta epäolennaista henkilötietoa

Kenellä tietojen poistotoiminto on käytettävissä?

Tietojen poistaminen on käytettävissä kaikilla Zendesk-tileillä, joissa on käytössä Tukihenkilön työtila (Agent Workspace).

Vanhan käyttöliittymän käyttäjillä toimintoa ei ole sisäänrakennettuna, mutta Ticket Redaction -sovellus on edelleen vaihtoehto. On kuitenkin hyvä huomioida, että vanhan käyttöliittymän kehitys on lopetettu, mikä voi jatkossa vaikuttaa sovelluksen toimintaan.

Rooli- ja oikeusvaatimukset

Tietojen poistaminen edellyttää, että käyttäjällä on oikeus poistaa tikettejä (vaikka itse tikettiä ei poisteta, tämä oikeus antaa pääsyn redaction‑toimintoon):

  • Hallinnointikeskus → Työtilat → Tukihenkilön käyttöliittymä (perustilit)
  • Enterprise-tileillä: Hallinnointikeskus → Henkilöt → Tiimi → Roolit

Lisäksi, jotta Tukihenkilö-roolissa oleva käyttäjä voi poistaa tiketiltä tietoa, tulee tukihenkilöllä olla oikeus poistaa tikettejä.

Miten poistan tiketiltä sensitiivistä tietoa?

Tukihenkilön työtila -käyttöliittymässä tietojen poistaminen hoituu sisäänrakennetun toiminnon avulla varsin helposti.

Vaiheet lyhyesti

  1. Avaa tiketti, joka sisältää poistettavaa tietoa.
  2. Valitse poistettavat tekstiosat tai liitteet.
  3. Klikkaa Poista tiedot / Remove sensitive data -toimintoa.
  4. Vahvista poisto.

Toiminto mahdollistaa usean tietokohdan poistamisen yhdellä kertaa, mikä nopeuttaa työskentelyä merkittävästi.

Katso alta video toiminnon käyttöön liittyen tai tutustu Zendeskin omaan artikkeliin ja ohjeeseen aiheesta täällä.

Video-ohje sensitiivisen tiedon poistamiseen tiketiltä Zendeskissä Tukihenkilön työtila -käyttöliittymässä.

Huomioitavaa tietojen poistamiseen liittyen

  • Poistettavia tietoja merkitessä kannattaa olla erityisen huolellinen, sillä tiedot poistuvat järjestelmästä pysyvästi, eikä poistoa voi perua
  • Tiedot poistuvat Zendeskissä myös alkuperäiseltä sähköpostilta (kuvakaappaus alla)
Sensitiivisen tiedon poistaminen tiketiltä - kuvakaappaus alkuperäiseltä sähköpostilta Zendeskissä tietojen poistamisen jälkeen.

Miksi siirtyä Tukihenkilön työtila -käyttöliittymään?

Suosittelemme lämpimästi kaikkia asiakkaitamme harkitsemaan Tukihenkilön työtila -käyttöliittymään siirtymistä, sillä vanhaa käyttöliittymää ei enää kehitetä ja suurin osa uusista toiminnoista julkaistaankin vain uuteen käyttöliittymään.

  • Tutustu Tukihenkilön työtila -käyttöliittymään tarkemmin täällä.

Tarvitsetko tukea Zendeskin kanssa?

Asiantuntijamme ovat tukenasi kaikissa Zendesk-asiakaspalvelujärjestelmään liittyvissä kysymyksissä ja auttavat tarvittaessa uusiin toimintoihin tutustumisessa, sekä parhaiden työskentelyänne tukevien työnkulkujen rakentamisessa. Voit tutustua asiantuntijoihimme täällä.

Ole yhteydessä osoitteeseen asiakaspalvelu@sovellin.com, niin käydään tarpeenne läpi ja asiantuntijamme tekevät teille sen perusteella työmääräarvion toteutuksesta.

Tähän juttuun liittyvät aiheet

Löytyisikö tästä lisää luettavaa?